Karta klienta kosmetičky a masérky: vzor ke stažení a co do ní nesmí chybět

„Jak si vedete kartu klientek? Máte na to nějakou aplikaci?" – podobný dotaz se v odborných skupinách kosmetiček a masérek objevuje pořád dokola a sbírá desítky komentářů. Odpovědi se různí od papírových šanonů přes Excel až po placené aplikace typu MyFox. Univerzální vzor karty klienta přitom většinou chybí – a tak jsme jeden připravili, rovnou ke zkopírování.

Proč kartu klienta vůbec vést

Karta klienta není jen organizační pomůcka. Má tři konkrétní funkce:

• Bezpečnost ošetření. Zaznamenaná alergie nebo kontraindikace vás ochrání před nepříjemnou (a potenciálně nebezpečnou) reakcí klientky.
• Právní ochrana. Karta s podepsaným souhlasem je důkaz, že klientka byla o rizicích informována – hodí se přesně ve chvíli, kdy by někdo po čase tvrdil opak.
• Kvalita péče. Historie ošetření a reakcí vám (nebo kolegyni, která klientku převezme) ukáže, co fungovalo a co ne, aniž byste se museli spoléhat na paměť.

Co má karta klienta obsahovat

Obsah se trochu liší podle oboru, ale základ je společný:

Společné údaje (všechny obory)

• Jméno, telefon, e-mail, datum narození
• Zdravotní dotazník: alergie (u každé napsat na co), kožní a chronická onemocnění, užívané léky, těhotenství/kojení, kardiostimulátor či jiné implantáty, epilepsie, estetické zákroky za posledních 6 měsíců – ideálně formou ANO/NE s místem na poznámku
• Historie ošetření: datum, typ ošetření, použité produkty, reakce klientky, podpis/iniciály provádějící
• Souhlasy: se zpracováním osobních údajů, výslovný souhlas se zdravotními údaji, zvlášť souhlas s fotodokumentací a zvlášť (dobrovolně a odvolatelně) se zveřejněním fotek na sociálních sítích
• Preference klientky – značky, odstíny, co příště zohlednit

Navíc podle oboru

Kosmetička: typ pleti, aktuální potíže a domácí péče, plán série ošetření.
Řasařka/PMU: alergie na kyanoakryláty, oční onemocnění, kontaktní čočky, slzivost, test snášenlivosti (datum a výsledek), parametry (metoda, curl, tloušťka, délková mapa), u každé návštěvy použité lepidlo a výdrž.
Nehtová technička: alergie na akryláty, diabetes, léky ovlivňující srážlivost krve, stav nehtové ploténky a kůže, použitý systém/materiál.

Jak dlouho kartu uchovávat (GDPR)

GDPR nedává kosmetičkám pevně danou lhůtu v letech – platí obecná zásada: údaje smíte držet jen tak dlouho, dokud je skutečně potřebujete k účelu, pro který jste je sbírali. V praxi to pro kartu klienta obvykle znamená: po dobu, kdy je klientka aktivní (chodí k vám), a ještě přiměřenou dobu poté pro případ reklamace nebo sporu – řada salonů používá orientačně 3 roky od poslední návštěvy, než záznamy skartuje nebo trvale smaže. Vždy by to ale mělo být uvedené i v souhlasu, který klientka podepisuje. Podrobný rozbor souhlasu a GDPR v kosmetice najdete v článku o informovaném souhlasu v kosmetických procedurách, případně si souhlas rovnou vygenerujete zdarma zde.

Vzor karty klienta ke zkopírování

Tabulku si zkopírujte do Wordu, Excelu nebo tiskněte přímo jako formulář pro nové klientky:

Papír, Excel, nebo aplikace?

Papírová karta je zdarma a nikdy „nespadne", ale hůř se v ní hledá a snadno se poškodí nebo ztratí. Excel je zadarmo a dobře se v něm filtruje, ale souhlasy (podpisy) stejně budete muset řešit papírově nebo přes samostatný nástroj. Placené aplikace (např. MyFox a podobné rezervační systémy s kartotékou) karty klientek propojí rovnou s rezervacemi a historií plateb, ale stojí měsíční poplatek. Pro začátek klidně stačí vzor výše vytištěný nebo v tabulce – důležitější než nástroj je to, že záznam vůbec existuje a je u každé klientky vyplněný.

Shrnutí

Karta klienta vás chrání i vaše klientky – stačí k tomu pár řádků u každého jména. Zkopírujte si vzor výše, doplňte ho o specifika svého oboru a kombinujte ho s generátorem informovaného souhlasu a provozním řádem, ať máte dokumentaci salonu pohromadě.